BOKNINGSREGLER FÖR KONFERENS OCH GRUPPBOKNINGAR
Vi tillämpar VISITA:s avbokningregler
Allmänna villkor för konferenser och övriga arrangemang
1. Definitioner
Ett arrangemang är när lokaler tillhandahålls med eller utan logi och/eller förtäring, t.ex. för konferens, eller vid grupp- och festvåningsbeställning. Beställare är den person – juridisk eller fysisk – som är betalningsskyldig för arrangemanget. Med leverantör avses den anläggning som levererar arrangemanget. En beställnings värde är avtalat pris för hela beställningen eller summan av beställt antal deltagare multiplicerat med avtalat pris per deltagare per dag, och priset för särskilt beställda tjänster.
2. Beställning
Beställning kan ske muntligt eller skriftligt. Leverantören skall bekräfta mottagandet av en beställning skriftligt via epost eller brev.
3. Förskott
Vid bokningar överstigande 35 deltagare, önskar vi en förskottsbetalning om 15% av bokat belopp om inget annat överenskommits. Förfallodatum 10 dagar före ankomst. Vi noterar detta på er bokningsbekäftelse, och informerar om vad som gäller vid bokningstillfället.
4. Särskilda önskemål vid beställning
Har beställaren särskilt önskemål gällande t.ex. specialkost, husdjur m.m. skall det framföras redan vid beställningstillfället. Detsamma gäller om beställaren kräver särskilda säkerhetsarrangemang. Om detta ej sker, ber vi att få offerera eventuella tillägg/ justeringar av ursprungsofferten.
5. Värdefull egendom
Om beställaren vill ta med sig egendom av högt värde och förvara den i leverantörens förvaringsutrymmen, bagagerum eller värdeskåp, skall beställaren upplysa leverantören om detta. Vid stöld eller liknande är leverantören ersättningsskyldig endast om leverantören genom skriftlig bekräftelse har åtagit sig att ansvara för egendomen.
6. Avbeställning
Avbeställning skall ske skriftligt. Vid avbeställning senare än fyra veckor före arrangemangets första dag skall beställaren ersätta leverantören med 80 % av värdet på beställningen. Vid avbeställning av del av beställning skall ersättningen avse den avbeställda delen. Vid avbeställning senare än tio dagar före ankomst debiteras 100% av bokat värde.
7. Betalning
Beställaren är ansvarig för samtliga enligt beställningen uppkomna kostnader. Om deltagarna skall betala något var för sig måste detta godkännas av leverantören. Uteblir deltagare från beställd måltid medför detta inte rätt till nedsättning av priset. Betalning skall ske enligt överenskommelse. Har avtal träffats om betalning mot faktura skall beställaren utge full likvid inom 10 dagar från fakturans datum. Om betalningsfristen överskrids har leverantören rätt att debitera dröjsmålsränta från förfallodagen med gällande referensränta med ett tillägg av tio procentenheter. Vid fakturering tillkommer en faktureringsavgift (65 kr) om inget annat avtalats. Om ni önskar delade fakturor till flera adresser tillkommer det en extra administrationskostnad om 65 kr/ fakturaenhet.
8. Reservation för prisändringar
För tillfället är momssatserna 12% på logi, middag & frukost. Lokalhyra, & dagarrangemang (Fika & lunch) 25% moms.
Transport & greefee 6% och aktiviteter 25%. Samtliga offererade priser är exkl. moms, och färndras vid eventuella moms eller skattehöjningar.
9. Force majeure
Strejk, lockout, eldsvåda, explosion, krig eller liknande krigstillstånd, väsentliga inskränkningar i leveranser eller andra omständigheter utanför leverantörens kontroll, berättigar leverantören att häva avtalet utan skyldighet att utge skadestånd.
10. Ansvar för egendom/vållande av skada
Leverantören har inget strikt ansvar för egendom som förvaras i hotellrum eller i leverantörens lokaler. Skulle det visa sig att leverantören eller dess anställda handlat vårdslöst eller oaktsamt eller på annat sätt haft skuld i att egendom förkommit eller skadats, ansvarar leverantören för den förkomna/skadade egendomen. Leverantören ansvarar också för egendom som förvaras i av leverantören låst förvaringsutrymme, om inte egendomen är av särskilt högt värde (se punkten 5). Beställaren är å sin sida ansvarig för skada som denne själv eller dess deltagare genom försummelse vållar leverantören.
11. Tvister
För att lösa tvister eller oklarheter vid konferenser och övriga arrangemang, står VISITAs ansvarsnämnd kostnadsfritt till parternas förfogande. Visitas medlemsföretag har förbundit sig att följa ansvarsnämndens beslut.